Das SAP Portfolio- und Projektmanagement (SAP PPM) hilft Unternehmen dabei, den gesamten Projektlebenszyklus zu verwalten. Von der Prognose und Planung bis hin zur Abrechnung und dem Projektabschluss. Dabei ist der Genehmigungsprozess für ein Projekt immer unternehmensspezifisch. Gemeinsam mit unserem Kunden haben wir eine Lösung zur Einhaltung der firmeninternen Vorgaben entwickelt.
Und so funktioniert’s: ein Projekt durchläuft mehrere Etappen der Planung. Hat das Projekt die nächste Phase erreicht, wird es zur weiteren Bearbeitung in den Genehmigungsprozess gegeben. Dabei bestimmt die Höhe des beantragten Budgets den weiteren Freigabeverlauf. Je nach Kostenumfang werden verschiedene Gremien in definierter Reihenfolge durchlaufen und die jeweiligen Genehmiger automatisch informiert. Hier haben unsere Kollegen eine kundenindividuelle Besonderheit umgesetzt, denn angestoßene Genehmigungsschritte sind sowohl sequenziell als auch parallel möglich.
Bis zur finalen Zusage durchläuft das Projekt n-Genehmigungsstufen. Erhält das Projekt den Status „to be approved“ bedeutet dies, dass bis zur Freigabe keine Änderungen im Projekt vorgenommen werden können. Ist das Projekt final freigegeben, wird eine aktuelle Projektversion abgelegt und alle User per E-Mail über die Genehmigung informiert. Mittels Workflow-Monitor oder der integrierten Änderungshistorie sind alle durchgeführten bzw. aktuell anstehenden Genehmigungsschritte nachvollziehbar. Somit weiß der Projektmitarbeiter jederzeit an welcher Stelle sich der Workflow befindet.
Die neue Lösung ist auch ein großer Schritt Richtung Digitalisierung. Durch die Umsetzung der kundenspezifischen Anforderungen läuft der Genehmigungsprozess komplett papierlos ab. Dafür sorgt das effektive Versions- und Benachrichtigungsmanagement.
